La comptabilité d’entreprise en temps réel n’est pas considérée comme une priorité absolue par les entreprises, quelle que soit leur taille. Pourtant, prendre le virage du numérique représente une nécessité : en permettant une comptabilité rigoureuse, organisée, et en accord avec les critères fixés par la législation, une solution de gestion des notes de frais permet de gérer sa comptabilité de façon structurée et efficace.
Un virage du numérique difficile à prendre
La tenue d’une comptabilité en temps réel est une nécessité ; elle n’est pourtant pas à l’ordre du jour dans bon nombre de structures.
La gestion de la comptabilité en temps réel ne fait pas partie des priorités dans la plupart des entreprises, qu’il s’agisse des grands groupes ou des structures à taille humaine.
Il est surprenant de constater que la gestion de la comptabilité faite par à base de tableaux excel et de documents papier reste une réalité.
Pourtant, prendre le virage du numérique et utiliser un logiciel de gestion des notes de frais comme la solution expensya est une démarche qui devient plus que jamais une nécessité.
En effet, une comptabilité mise à jour au quotidien représente un gain de temps considérable pour une entreprise.
En cas de contrôle fiscal, être à même de présenter une comptabilité rigoureuse et ordonnée se présente comme un avantage de poids.
Par ailleurs, pouvoir valoriser son entreprise de façon précise peut se révéler très utile en cas de levée de fonds par exemple ou de revente de la structure.
Enfin, une solution digitale de gestion des notes de frais permet aux comptables de gagner un temps précieux de saisie : on estime qu’à l’heure actuelle la saisie comptable représente 50 à 60% du temps de travail des services comptables. D’où l’importance d’une solution efficace qui leur permettra de se consacrer pleinement à des tâches à valeur ajoutée.
Expensya, une solution de gestion des notes de frais souple et efficace
Les dépenses engagées par les salariés dans un cadre professionnel doivent leur être remboursées. Il peut s’agir de dépenses liées au déplacement des salariés, à leurs frais de restauration, ou encore à leur logement. Pour que les salariés obtiennent le remboursement de leurs dépenses ils doivent présenter un document fournissant la preuve de cette dépense.
Pour être valide, ce document doit répondre à plusieurs normes :
- Le document doit contenir certains éléments : nature de la dépense, identité du fournisseur, date de la transaction, montant de la TVA.
- La confidentialité du document doit être respectée en mettant en place des normes strictes : pour cette raison, il convient de mettre en place une procédure de gestion des accès rigoureuse.
- Une note de frais enregistrée en format world n’est pas recevable ; les notes de frais doivent impérativement être enregistrées en format PDF, PDF/A ou encore TIFF.
C’est pourquoi une solution de gestion des notes de frais comme Expensya permet de se libérer de ces contraintes ; en effet, la solution Expensya permet un archivage à valeur probante et est donc considéré comme valable pour le suivi de la comptabilité.
